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Digitalisierung & Prozesse

Vom Pendelordner zum Monatsabschluss in 30 Minuten.

Belege, Kasse, Bank und Steuerberater gehören zusammen – in den meisten Betrieben laufen sie aber über Papier, E-Mail und Handarbeit. Ich baue den Fluss so um, dass er von allein läuft und einer Prüfung standhält.

DATEV & AgendaBeide Welten, beide Exportformate – ich richte ein, was dein Steuerberater nutzt.
Prüfungsfest vorbereitetKassenanbindung, Belegablage und Archivierung technisch so aufgesetzt, dass dein Steuerberater bei der Prüfung alles griffbereit hat.
Im laufenden BetriebUmstellung in kleinen Schritten – niemand muss den Laden dafür schließen.

Typische Ausgangslage

Die Kasse druckt Z-Bons, die jemand abheftet. Rechnungen kommen per Mail, auf Papier und als Foto per WhatsApp. Einmal im Monat sitzt jemand einen halben Tag am Kassenbuch, dann geht der Ordner zum Steuerberater – und zwei Wochen später kommen Rückfragen zu Belegen, die keiner mehr findet. Das ist kein Vorwurf, das ist der Normalfall. Aber es kostet jeden Monat Zeit, die niemand bezahlt.

Was ich konkret mache

Belegfluss digitalisieren

  • Eingangs- und Ausgangsbelege digital erfassen (Scan, Mail-Postfach, App) und automatisch an DATEV Unternehmen online oder Agenda übergeben
  • Bankkonten und Kartenzahlungen (z. B. SumUp) anbinden, damit Zahlung und Beleg zusammenfinden
  • Klare Zuständigkeiten: Wer scannt, wer prüft, wer gibt frei – so, dass es auch mit Personalwechsel funktioniert

Kasse & digitales Kassenbuch

  • Schluss mit dem handgeschriebenen Kassenbuch: Entweder das digitale Kassenbuch deines Steuerberaters (DATEV Kassenbuch online oder Agenda) einrichten und dein Team darauf einweisen – oder die Kasse direkt per Schnittstelle des Kassenherstellers an DATEV bzw. Agenda anbinden, sodass die Tagesabschlüsse automatisch bei der Kanzlei landen
  • Ich kläre mit Kassenhersteller und Kanzlei, welcher Weg zu deinem System passt, und richte ihn ein
  • Tresor, Trinkgeld, Pfand, Entnahmen: Die Sonderfälle, die in der Praxis jeden Monat auftauchen, werden im System sauber erfasst und nachvollziehbar dokumentiert
  • Kassenwechsel begleiten – von der Auswahl bis zur Einweisung des Teams

Prozesse anschauen und verschlanken

  • Halber Tag vor Ort: Ich gehe den Ablauf mit den Leuten durch, die ihn täglich machen – nicht nur mit der Chefin
  • Doppelte Erfassungen, Excel-Listen mit drei Versionen und Zettelwirtschaft finden und ersetzen
Wichtig: Ich ersetze deinen Steuerberater nicht, ich mache ihm die Arbeit leichter. Ich arbeite gern direkt mit der Kanzlei zusammen und stimme Exportformat und Übergabe mit ihr ab. Ich richte Systeme ein und automatisiere Abläufe – die Buchführung selbst, Kontierung und alle steuerlichen Fragen bleiben bei deinem Steuerberater (keine Hilfeleistung in Steuersachen nach § 6 StBerG).

Für wen

  • Gastronomie & Hotellerie – Kasse, Bargeld, Trinkgeld, viele Kleinbelege, hoher Prüfungsdruck
  • Handwerk – Angebote, Aufmaß, Rechnungen, Material auf Rechnung und der Ordner im Bulli
  • Mittelstand – gewachsene Abläufe, mehrere Standorte, Buchhaltung zwischen intern und extern

Lass uns deinen Belegfluss anschauen.

Ein Termin, eine ehrliche Einschätzung, ein Festpreis. Mehr braucht es für den Anfang nicht.

Erzähl mir, wo es klemmt Prozess-Check machen