Digitalizzazione e processi
Dal raccoglitore alla chiusura mensile in 30 minuti.
Documenti, cassa, banca e commercialista vanno insieme – ma nella maggior parte delle aziende passano per carta, e-mail e lavoro manuale. Ricostruisco il flusso in modo che giri da solo e regga a una verifica fiscale.
DATEV e AgendaEntrambi i mondi, entrambi i formati di esportazione – imposto quello che usa il tuo commercialista.
Pronti per la verificaCollegamento della cassa, archiviazione dei documenti e conservazione impostati tecnicamente in modo che il commercialista abbia tutto a portata di mano in caso di verifica.
Durante l'attivitàPassaggio a piccoli passi – nessuno deve chiudere il locale per questo.
La situazione tipica
La cassa stampa le chiusure giornaliere che qualcuno archivia. Le fatture arrivano per e-mail, su carta e come foto su WhatsApp. Una volta al mese qualcuno passa mezza giornata sul libro cassa, poi il raccoglitore va dal commercialista – e due settimane dopo arrivano domande su documenti che nessuno trova più. Non è un rimprovero, è la normalità. Ma ogni mese costa tempo che nessuno paga.
Cosa faccio concretamente
Digitalizzare il flusso dei documenti
- Acquisire in digitale documenti in entrata e in uscita (scansione, casella di posta, app) e trasferirli automaticamente a DATEV Unternehmen online o Agenda
- Collegare conti bancari e pagamenti con carta (ad es. SumUp), così pagamento e documento si ritrovano
- Responsabilità chiare: chi scansiona, chi controlla, chi approva – in modo che funzioni anche quando cambia il personale
Cassa e libro cassa digitale
- Basta con il libro cassa scritto a mano: o impostiamo il libro cassa digitale del tuo commercialista (DATEV Kassenbuch online o Agenda) e formiamo il tuo team – oppure colleghiamo la cassa direttamente a DATEV o Agenda tramite l'interfaccia del produttore, così le chiusure giornaliere arrivano automaticamente allo studio
- Chiarisco con il produttore della cassa e con lo studio quale strada si adatta al tuo sistema, e la imposto
- Cassaforte, mance, cauzioni, prelievi: i casi particolari che nella pratica si presentano ogni mese vengono registrati in modo pulito nel sistema e documentati in modo tracciabile
- Accompagnamento nel cambio di cassa – dalla scelta alla formazione del team
Analizzare e snellire i processi
- Mezza giornata sul posto: ripercorro il flusso con le persone che lo fanno ogni giorno – non solo con il titolare
- Trovare e sostituire doppi inserimenti, liste Excel in tre versioni e caos di foglietti
Importante: non sostituisco il tuo commercialista, gli rendo il lavoro più facile. Collaboro volentieri direttamente con lo studio e concordo con loro formato di esportazione e consegna. Io imposto i sistemi e automatizzo i flussi – la contabilità vera e propria, la registrazione contabile e tutte le questioni fiscali restano al tuo commercialista (nessuna consulenza fiscale ai sensi del § 6 StBerG, legge tedesca).
Per chi
- Ristorazione e hotel – cassa, contanti, mance, tanti piccoli scontrini, forte pressione delle verifiche fiscali
- Artigianato – preventivi, misurazioni, fatture, materiale in conto e il raccoglitore nel furgone
- Medie imprese – processi cresciuti nel tempo, più sedi, contabilità divisa tra interno ed esterno
Guardiamo insieme il tuo flusso dei documenti.
Un appuntamento, una valutazione onesta, un prezzo fisso. Per iniziare non serve altro.